金字塔スタイル

ベストなスタイルの金字塔を打ち立てる

デキる女になる!仕事が早い女子の8つの特徴

   


1.デスクやPC内がいつも整頓されている


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整理整頓が出来ていると無駄な行動がなくなります。その結果として仕事が速くできます。

デスク上にあまりゴチャゴチャと物を置くと、目に余計な情報が入り、仕事に対する集中力を奪ってしまうからです。

整理の基本は「出す→分ける→減らす→しまう」

パソコンで資料を作成していると、完成までにいくつものバージョンのファイルができてしまい、どれが最新版か分からなくなることがあります。

オススメ対策は、ゴミ箱に入れる前の「削除候補」フォルダを作っておく方法。削除したいファイルをいったん入れておき、定期的に見直し本当に必要なものとにゴミ箱行きにするファイルに分けてから削除する。

2.タイムリミットを決めて作業している


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「〇月〇日の〇時〇分までに仕上げる」と、自らに課すことが必要になってきます。それがないといつまでもダラグラとなってしまいかねません。

時間があればあるだけ正確にかつ濃い内容になるかというと、必ずしもそういうものでもありません

いそがしい人ほど、「約束の期日」に絶対遅れない。
いそがしい人には、いい仕事が集まってくる。

「○時間かかる」ではなく、「○時に終わる」。
タイムリミット効果で、集中力をアップさせる。

3.仕事の優先順位をつけている


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どれを1番にやり、どれを2番にやるか。ただやるべきことを書き出すだけだと「やることいっぱいある、どうしよう」と余計不安になるだけになってしまうけど、優先順位をすべてにつけておけばその順番通りにやっていけばいい。

一番大切なこと、それは作った「To Doリスト」に優先順位をつける作業

今日一日の仕事をスムーズに進めるためにはまず、嫌だと思う仕事を率先して片付けるのが効率がよい仕事の鉄則と言えます。

それを先に片付けることによって心が軽くなり次の仕事に集中できるようになるのです。

4.上手な断り方を知っている


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依頼や誘いを断る時は早めに断ることが大事です。あまり長く待たせると相手もやきもきしてしまいますし、早く断ることで、相手が他に依頼する人を見つけやすいからです。

いやいや誘いに乗るよりも、スマートに丁重にお断りすることによって、あなたも気持ちよく過ごせるはずです!

あまり嫌な顔をせず、相手の気持ちに本当は答えたいけれど、残念ながらできないという言い方をすれば、相手の気分を害せずに断ることができます。

しかし、いくら断り上手だからといっても、毎回断っていては、相手もいい気持ちがしないでしょうし、大事な仕事を任せてもらえなくなったり、何にも誘ってもらえなくなる可能性があります。要注意。

5.メールは『即レス』が基本


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仕事が出来る人は自分のタイムスケジュールが管理できてて、常に時間の余裕があるから即レスできる

6.『ひな型』を用意してある


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最初は、データベース化するのが、ちょっと面倒と思われるかも知れませんが、所感の例文や回答の例文が増えてくると後々とても楽になってきます。

仕事の早い人は、繰返し作成する作業はその部品の模型をあらかじめ作っておくものです。

7.頼まれた仕事はすぐに処理する


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以前上司が「急ぐ仕事は忙しい人に頼む方が間違いがない」と言ってました。

忙しい人は時間配分がキチンと出来るから、急な雑用にもすぐ対処できる。したがって周りの評価も上がる。

Aさんが困っていたら、いつも助けてもらっているから間違いなく自分が無理をしてでもAさんの仕事をヘルプします。突き詰めると”人柄”だと思います。

頼まれごとをすぐに処理すれば、自分が困っているときにも助けてもらえる。

8.『残業ありき』の思考がない

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